Чат-бот
для университета

Мобильный помощник абитуриентам вуза в telegram. В этом кейсе расскажем как справлялись с задачей, почему отказались от некоторых задумок и как в процессе всплыли неожиданные подробности. Но обо всем по-порядку.

За первый месяц работы бота:
159
Подписчиков присоединилось к чат-боту
2373
Сообщений отправлено
431
Сообщение получено от пользователей
О компании
Марийский государственный университет (МарГУ) каждый год набирает больше 2400 студентов-первокурсников. В том числе и иностранных студентов. Как и у любого большого вуза, на сайте МарГУ находится огромной объем информации, а найти нужную становится настоящим испытанием для абитуриентов и их родителей.
Телеграм-бот МарГУ должен был рассказывать абитуриентам, как подавать документы, заселяться в общежитие, смотреть рейтинг и когда сдавать вступительные экзамены. Все это происходило внутри мессенджера, а значит не нужно было скачивать дополнительные приложения и ждать прогрузки страницы сайта — ответ студенты получали мгновенно после запроса. Времени на запуск чат-бота у нас было мало — всего 2 недели.
Задача
Процесс
МарГУ (Марийский Государственный Университет) в 2021 году решил задействовать ещё больше каналов для привлечения абитуриентов. Было понятно, что привлечение работает, нужно усилить коммуникацию и заговорить с поступающими на понятном языке, дать ответы на вопросы и подсказки для поступления.
Поэтому решили запускать чат-бот в Telegram. И это логично — телеграм есть в смартфоне практически каждого студента и абитуриента, а значит, можно общаться со своей аудиторией в удобном им формате.
В функционал заложили популярные вопросы — как добраться до корпуса, какие документы нужны для заселения или какие экзамены нужно сдать, чтобы, например, поступить на врача. Классный, масштабный и информативный сценарий — задача ровно такая, как мы любим.
Этапы выполнения
1
Мы начали разработку сценария чат-бота в отдельной доске в Miro и это было одновременно верное и затянувшее работу решение. Почему? Потому что на доске в Miro мы принялись детально расписывать все блоки, на каждый факультет и на каждое направление подготовки. Это заняло много времени сотрудников, а с учетом ограниченных сроков, такой подход нам не подходил.
Нам нужно было продумать основные блоки, распределить их согласно принципам чистой архитектуры и продумать основные связи, не углубляясь в детали.
Сбор информации, разработка архитектуры и основных сценариев — 3 дня
2
Да, на этом этапе собирался полный сценарий чат-бота. Общая структура из Miro была разделена на отдельные блоки. каждый блок прописывался в редакторе, далее мы собрали все в одну цепочку. Благодаря этому мы могли не только оперативнее проводить настройку (пока один сотрудник вносит информацию по одному блоку, другой мог заполнять другой блок, не переживая что информация слетит, потеряется или пропадет), но и упростили работу с администрированием бота для сотрудников вуза.
Теперь им чтобы внести одно небольшое изменение достаточно будет зайти в соответствующий блок и поправить всё там, а не искать 1 из 12000 похожих сообщений в огромной цепочке. Кстати, вся работа производилась в Sendpulse. Этот сервис был выбран не случайно. Он очень удобен для быстрой настройки бота не используя код. Его интерфейс прост и понятен, что упрощает администрирование бота в дальнейшем.
Настройка связей и перенос информации — 4 дня
3
Самый интересный этап в ходе которого всплывают неожиданные подводные камни. Например, сотрудники начинают вбивать слова, которыми привыкли общаться их студенты. Наши специалисты этот сленг не знали, а соответственно не добавляли в список триггерных фраз для поиска и нужная информация по запросу не находилась. После тестирования и выявления таких словечек, все это было добавлено в бота, а значит он стал еще умнее и шустрее.
Тестирование — 2 дня
4
Это как раз то администрирование о котором мы говорили выше. Сендпульс хорош тем, что научиться работать с ним просто. Мы собрали удобный документ со скринами и описаниями того, что и как нужно делать в боте. Например, как выделить сегмент, как отправить письмо одному участнику, или как начать вести личный диалог с конкретным абитуриентом. Этот этап очень важен для дальнейшей работы бота, поэтому гайд должен быть полным, основательным и понятным пользователю.
Обучение и гайд по работе — 1 день
Что умеет чат-бот МарГУ?
Быстро и чётко давать основную информацию. Почти всё, что нужно абитуриенту, уже есть в главном меню бота.
Распознавать триггерные слова, например: номер телефона, написать, контакты — и выдавать информацию по ним.
Делать массовые рассылки для тех, кто уже общался с ботом. Например, напомнить дату творческого экзамена всем, кто поступает на журналистику.
Рассылать персональные предложения абитуриентам. Например, порядок заселения в общежития приходил только студентам не из Йошкар-Олы.
Решение
Мы успели создать, настроить и протестировать чат-бота за 2 недели на платформе SendPulse, где заказчики могут быстро что-то изменить или отправить сообщения целой группе в один клик. А еще благодаря тестированию с настоящими пользователями мы смогли в два раза расширить словарь триггерных фраз для автоматических команд бота.
Чат-бот был официально запущен 19 июня, когда стартовала приемная кампания. За первый месяц работы к нему присоединилось 159 подписчиков. В первые 30 дней бот успел отправить 2373 сообщения, а пользователи написали ему 431 сообщение. На половину запросов цифровой помощник ответил за секунду: сработали триггерным слова и команды бота. Это значит, что чат-бот помог сэкономить время как сотрудников, так и студентов.
Результат
Хотите так же?
Или не так, а диаметрально противоположно. Оставьте заявку на разработку чат-бота.
Talivenda
Выпускники Волгатеха
Talivenda
Выпускники Волгатеха